Die Terminbuchung Schritt für Schritt
Je nach Land wird der Termin entweder direkt über die Website der Botschaft oder über ein externes Unternehmen gebucht. Wer zuständig ist, steht immer auf der Seite der Botschaft. Bei der Buchung müssen persönliche Angaben wie Name, Geburtsdatum und Kontaktinformationen eingegeben werden. Danach erhält man eine Bestätigung per E-Mail – in manchen Fällen muss der Termin darin noch durch einen Klick bestätigt werden. Das Buchungssystem dient dazu, alle Anfragen geordnet zu bearbeiten, die Abläufe in der Botschaft zu vereinfachen und lange Wartezeiten zu vermeiden.
Es ist wichtig, den passenden Termin für die Art des Visums zu buchen. Wer zum Beispiel ein Visum für die Anerkennung seiner Berufsqualifikationen beantragt, darf nicht aus Versehen einen Termin für ein Studienvisum oder ein Schengen-Visum wählen. Bei Fehlern wird der Antrag unter Umständen nicht bearbeitet und muss erneut gestellt werden. Auch sollte man bedenken, dass viele Botschaften feste Regeln für Änderungen haben: In den meisten Fällen kann ein bereits gebuchter Termin nicht verschoben werden. Wer dennoch einen anderen Termin braucht, muss den alten stornieren und einen neuen buchen. Einige Botschaften zeigen sich aber flexibel und erlauben eine Terminverschiebung oder eine schnellere Buchung, wenn alle Unterlagen bereits vollständig vorhanden sind.
Verheiratete Gesundheitsfachkräfte, die gemeinsam mit ihrem Ehepartner nach Deutschland reisen möchten, fragen oft, ob sie zusammen zum Gespräch in die Botschaft gehen können. Das ist möglich: Zuerst werden zwei separate Termine gebucht – einer für die Fachkraft, einer für den Partner. Sobald beide Termine bestätigt sind, kann per E-Mail darum gebeten werden, sie zusammenzulegen. So werden die Anträge gleichzeitig geprüft, und beide erhalten ihr Visum zur selben Zeit. Das spart Aufwand und erleichtert die gemeinsame Reise.
Wartezeiten und verpasste Termine
Wie lange es dauert, bis ein freier Termin verfügbar ist, hängt stark vom Land und von der jeweiligen Botschaft ab. Faktoren wie Personalmangel, technische Abläufe oder eine hohe Zahl an Anträgen können die Wartezeit verlängern. Manche Botschaften geben auf ihrer Website eine Einschätzung zur aktuellen Wartezeit. Es lohnt sich, regelmäßig nachzusehen oder direkt nachzufragen.
Wer einen bereits gebuchten Termin ohne Entschuldigung verpasst, wird meist nicht bestraft. Trotzdem ist es besser, der Botschaft vorher per E-Mail Bescheid zu geben, wenn man nicht kommen kann. Das zeigt Respekt und kann helfen, später einen neuen Termin ohne Schwierigkeiten zu bekommen.